Plan → para el → Éxito (parte 1)

 por Skip Williams

Cuando yo era niño, me daba pavor escuchar estas preguntas: “¿Qué quieres ser cuando seas grande?” “¿Tienes talentos en esas áreas?” “¿Puedes ganar buen dinero haciendo eso?” “¿Cómo imaginas tu vida en 5 años?” “¿Cómo mantendrás a tu familia?” etc.

Estas eran preguntas legítimas y reales sobre mi futuro y las personas que me querían tenían todo el derecho a hacerme estas tipo de preguntas, pero a mi me molestaba que yo no sabia las respuestas.

A pesar de que así me sentí como niño; hoy mi trabajo es preguntarle a usted las mismas, muy difíciles preguntas.  Preguntas sobre el futuro de su Salón o Spa ideal.  También estoy aquí para guiarle en este proceso.  Mi meta no es causarle frustraciones con sólo preguntas, espero poder guiarle en la dirección correcta donde encontrará las respuestas. 

Crear la Idea

Al igual que un gran árbol de roble comienza con una pequeña semilla, todo gran negocio comienza con una idea.  No es importante poder ver todos los detalles en este momento, lo más importante es decidir ¿Que quieres ser cuando crezcas?  ¿Quieres ser un Salón de Belleza, un Centro de Relajamiento y Belleza (Day Spa) un “Medi-Spa”, un Spa en un Hotel, una Clínica del Cuidado de la Piel, u otra cosa?  ¿Desea especializarse en uno o dos tipos de servicios o quiere ofrecer una variedad de servicios? ¿Qué le va a ofrecer a sus clientes que sea diferente a lo que puedan conseguir en otro Spa?

Imagine los servicios que ofrecerá; la decoración de la facilidad; el nivel de servicio al cliente que desea proveer y piense especialmente en lo que va a distinguir su facilidad de los demás.  Esta es la parte más placentera del proceso pues estimula la parte creativa del cerebro.

No se preocupe de la localización, el carácter lucrativo, tamaño, cuanto va a cobrar por los servicios, que tipo de compensación usará para sus empleados, o ningún otro detalle con los que tendrá que batallar muy pronto.  Concentre toda su atención en “soñar”, “el cielo es el límite”, y cuales serian los resultados si todos sus sueños se hicieran realidad.

Para algunas personas esta será la etapa más fácil del proceso.  Para otros, esta etapa les costará mucho esfuerzo.  No importa si le toma años finalizar esta etapa o si sólo le toma unas horas, trate de relajarse e imagine como su negocio atraerá a los clientes y que características lo harán único en la industria.

Hacer los Cálculos 

El próximo paso del proceso es determinar si ¿se puede ganar dinero con este negocio?  De alguna manera tendrá que convertir su sueño en números y contestar las siguientes preguntas: “¿Cuánto costará empezar este negocio, la construcción?”  “¿Cuánto espacio necesitará?”  “¿Cuantos tipos de servicios ofrecerá y que precio va a cobrar?”  “¿Cuales serán los gastos incluyendo el sueldo y/o compensación de los empleados?

En esta etapa del proceso, no es importante tener la localización.  Esta etapa le dictará y decidirá por usted cuanto espacio necesitará.  Ahora empezaremos a considerar los detalles que impactarán establecer el negocio, gastos operacionales y pronóstico de ingresos.

Según he escrito en artículos anteriores, (“¿Está planeando desarrollar un Spa?” & “Calculating the Cost of Each Service”; estos artículos están disponibles en mi pagina electrónica/”website”) Yo creo que la mejor manera para hacer estos cálculos es el “Método de Módulos” (“Module Method”).    Usando el “Método de Módulos” aprendemos tres datos sobre cada cabina de tratamiento; área pública y/o cualquier otro espacio en la facilidad: ¿Cuánto costará crear el espacio? ¿Cuánto costará la operación diaria del espacio? y ¿Cuántos ingresos puede generar?

Esto nos provee la oportunidad de analizar cuánto costará proveer cada servicio; cuales son los servicios más lucrativos; cuantos empleados necesitará; predicciones de flujo de efectivo; análisis de punto de ganancia; el tamaño ideal de la facilidad, y mucho más.  Este es el momento para determinar si el negocio va a ser lo suficientemente exitoso financieramente para seguir adelante, cambiar el concepto o abandonar la idea completamente.

Escribir el Plan de Negocios 

Se ha dicho que “Fallar en formular un plan es planear en fallar”.  Esta frase es muy correcta en los negocios.  Un Plan de Negocios le ayudará a comunicar su sueño a los inversionistas en adición a solidificar la visión en su mente con muchos más detalles que en el primer paso de este proceso.

Un buen Plan de Negocios debe incluir temas como; Declaración de Propósito, Bosquejo describiendo la Oportunidad, Misión del negocio, Objetivos, Resumen de la Compañía, Información sobre los Dueños de la Compañía, Facilidades, Productos y Servicios, Precios Detallados, Estrategia de Precios, Resumen de Merco lógica, Análisis de tendencias en el Mercado, Análisis de crecimiento en el Mercado, Análisis de la Competencia, Margen Competitivo, Estrategia de Mercadeo, Resumen Administrativo, Organigrama de la Compañía, Equipo Administrativo, Plan Financiero, Gastos de Construcción y/o Creación, Proyección de Pro Forma, Análisis de punto de ganancia y Proyecciones de Flujo de Efectivo.

Es importante establecer quién es usted y cual es su visión, pero la mayoría de los inversionistas van a hacerle dos preguntas: ¿Qué va a hacer este negocio para monopolizar su mercado? y ¿Cuánto dinero puede generar este negocio?  Así que es muy importante dedicarle tiempo adicional a preparar las respuestas a estas dos preguntas y que sean una porción significativa en su Plan de Negocios, aunque requiera la asistencia de un profesional de Mercadeo y/o de Finanzas.

Obtener el Financiamiento

Obtener financiamiento es quizás el paso más frustrante de todo el proceso, debido a que la mayor parte de este proceso esta fuera de su control y depende de otra persona, casi siempre un desconocido, que diga que “Sí.”

Si usted esta planeando alquilar (rentar) el espacio para su negocio, obtener el financiamiento se hace aún más difícil.  Esto es porque mucho del dinero que va a obtener será usado para mejorar el espacio y mercadeo, muy poco del dinero se convertirá en activos que se puedan usar como colateral.  Atraer inversionistas es casi imposible, pues los márgenes de ganancia neta de esta industria no comparan con lo que los inversionistas están acostumbrados en otras industrias.

Convencer a alguien de que financie su empresa será el resultado de estudiar cuidadosamente todo lo que se incluye en el Plan de Negocios; describir claramente su visión, poniendo atención a incluir el carácter lucrativo y estrategia de mercadeo en el diseño de su negocio.  Este tipo de planificación casi nunca se logra hacer por una sola persona, por eso le recomiendo que utilice los servicios de un profesional para proveerle credibilidad a sus proyecciones y materiales. Una ultima observación, los banqueros y prestamistas tienden a entender negocios de bienes raíces mucho mejor que los detalles de la empresa particular de Spas.  Así que si puede añadir  la compra de terreno o un edificio a su plan de negocios, es más probable que atraerá la atención de ellos.

Conseguir la Localización

Puede que se sorprenda de que conseguir la localización es el quinto paso de nuestro proceso, y no unos de los primeros.  La razón es “Tiempo y Emoción”,  si encuentra su localización muy temprano en el proceso, y luego resulta que este proyecto no es viable o no consigue el financiamiento adecuado, sólo le quedan dos opciones: 1- Abandonar el proyecto o 2- Continuar sin el financiamiento adecuado y/o un Modelo de Negocios adecuado y/o lucrativo.

Los propietarios y los Agentes de Bienes Raíces no pueden esperar mucho tiempo mientras usted organiza todo lo necesario, y a veces las emociones que sentimos por una localización específica son más grandes que las fuerzas de gravedad del planeta.  Estas fuerzas frecuentemente influencian a los dueños de negocios a tomar malas decisiones y/o adelantar el proceso muy rápidamente.  Por eso mi recomendación es esperar a completar los cuatro pasos anteriores antes de empezar a buscar su localización ideal.

Probablemente ya usted sabe que las tres cosas más importantes de cualquier negocio son, “Localización, Localización y Localización”.  La industria de Spa/Salón no es diferente, yo preferiría tener una facilidad imperfecta en una localización perfecta (con respecto a tráfico y visibilidad) que tener una facilidad perfecta que nadie sabe que existe.  La publicidad más barata y eficiente que utilizará es el aspecto y anuncios exteriores de su facilidad en una localización donde tengan mucha visibilidad y puedan ser apreciados.  De la misma manera, tomaría cantidades abundante de tiempo y dinero tener que anunciar y comercializar una mala localización.

Entreacto

Tan pronto la localización ha sido escogida y los contratos de arrendamiento y/o compra han sido firmados el proceso se acelera y muchos de los pasos a continuación ocurrirán simultáneamente, así que respire profundo en este entreacto y vamos a movernos bien rápido en los próximos 3-4 meses antes de la inauguración de su negocio. 

El truco con estos pasos es asegurar que todo ocurra en su lugar al momento necesitado antes de abrir las puertas.  Es casi como alinear los planetas, y los planetas tienen nombres: construcción, productos, menú, empleados, materiales y equipo.  Es su responsabilidad asegurar que todo ocurra al momento exacto, ya que retrasos en construcción o la entrega de algún material o equipo puede desconcertar todo el plan y costarle más retrasos.  Mantenerse observando el proceso de construcción es lo que le ayudará a predecir si todo terminará a tiempo.

Diseñando el Espacio

Uno de los errores más comunes en el diseño de un Spa es la proporción de “Espacio dedicado a la creación de ganancias” comparado al “Espacio de áreas publicas”.  Todos queremos una entrada hermosa y vestuarios amplios, nos encantaría un salón de espera tranquilo.  Tampoco se nos pueden olvidar las oficinas, lavandería, pasillos, área de descanso para empleados, etc.  Pero ninguna de estas áreas, aunque son necesarias, generarán ingresos.  El argumento puede ser que espacios hermosos atraen más clientes, y yo estoy de acuerdo, pero tener mucho espacio de áreas publicas y/o operacionales (como oficinas, etc.) no sólo significa menos ingresos, también significa más gastos operacionales, en un negocio que de por si tiene un potencial para ganancias limitado.

Vamos a considerar cualquiera de sus Spas favoritos.  Si cuenta la cantidad de cabinas de servicio que tienen, y multiplica ese número por el promedio de 100 pies cuadrados (10 pies por 10 pies), puede que se sorprenda de la porción tan pequeña que ese número representa a la porción del total de pies cuadrados, muchas veces es tan poco como 20%-30%, lo cual es usado para “Espacio dedicado a la creación de ganancias”.  ¿Qué otro negocio conoce usted que utiliza tan poco porcentaje de su espacio total para generar ingresos?  Yo conozco muy pocos, y los pocos que conozco tienen un margen de ganancia neta mucho mayor en sus productos o servicios.

La lección es que debe dedicar la mayor parte posible de su espacio a generar ingresos.  La norma: Spas menores de 1000pies cuadrados deberían usar 70%-80% de su espacio para generar ganancias;  Spas de 1000pq-3000pies cuadrados deberían usar 55%-60%; Spas de 3000pq-7000pies cuadrados deberían usar 45%-50%, y Spas más grandes que 7000pq deberían usar un 40% de su espacio.

Busque un arquitecto que entienda el concepto de “Funcionamiento antes que belleza” y no tenga miedo de pedirle a un asesor que revise los planes arquitectónicos para asegurar el flujo operacional adecuado.  A menos que el arquitecto entienda completamente el funcionamiento operacional de un Spa, no podemos esperar que el/ella entienda porque la lavandería tiene que estar bastante cerca de las cabinas de servicio sin estar a lado de ellas, ni porque tener una estación de manicura al lado del área de meditación y/o una cabina de masaje no es una buena idea y porque añadir una cabina más de servicio al diseño podría crear la diferencia entre el éxito o el fracaso.

Empieza la Construcción

Conseguir el contratista perfecto para la construcción es inestimable.  Además de ser honesto y de tener buen precio, el/ella debe ser flexible y puntual.  Todo minuto de la etapa de construcción cuesta dinero, dinero que esta gastando y dinero que no esta generando.  Un buen contratista tendrá el trabajo terminado a tiempo, será flexible en los cambios menores necesarios durante el proceso, no será irrazonable con respecto a las demandas financieras, y garantizará su trabajo.

Trate de visitar la localización por lo menos una vez al día durante la construcción, para poder corregir cualquier problema que surja antes de que la corrección se convierta costosa.  Algunos ejemplos son los tomacorrientes puestos en lugares inconvenientes; o puertas que abren en la dirección incorrecta o que chocarán con equipo que va a añadirle al área.

Empieza el Proceso de Mercadeo

Normalmente la etapa de construcción toma de 2-4 meses (mucho más tiempo si estas construyendo un edificio) y esta es la misma cantidad de tiempo que necesitará para comenzar su campaña de “Mercadeo y Publicidad”.  Parece que es muy temprano para empezar esto pero créame cuando le digo que puede ser la diferencia en ser lucrativo 2-4 meses más rápido, lo que creará una gran diferencia en su flujo de efectivo durante el primer año operacional.

Si usted no se siente capacitado para escribir sus anuncios y/o no estudio mercadotecnias, le sugiero que contrate a un profesional para escribir sus anuncios o a una compañía para hacer todo lo relacionado al mercadeo por usted.  Hágalos completamente responsables por los resultados y trabaje con ellos diariamente para asegurar que los resultados van a ser los más favorables posibles.  El Mercadeo no es fácil, hay un poco de magia y talento especial en este proceso, y un fracaso aquí significa un fracaso para el negocio entero.  Invertir el dinero temprano en el proceso significa ganar dinero más rápido, ahorrando el muy necesario flujo de efectivo.

Parte 2